HORIZON 2020 Programma Quadro di Ricerca e Innovazione (2014-2020)

FAQ sulla rendicontazione

RENDICONTAZIONE DEI COSTI NEI PROGETTI HORIZON 2020: L’ESPERTA RISPONDE

La corretta gestione dei progetti finanziati nell’ambito di Horizon 2020 è fondamentale al fine di non incorrere in errori formali ed essere penalizzati dalla Commissione europea, con conseguenti decurtazioni dei contributi ricevuti.

La Commissione europea, infatti, sia durante l’attuazione del progetto che successivamente (fino a 2 anni dopo il pagamento finale), è tenuta a verificare ed esaminare la corretta attuazione del progetto e la sua conformità rispetto al contratto di finanziamento siglato.

Attraverso gli audit - condotti direttamente dal proprio personale oppure da personale esterno nominato - la Commissione europea può controllare direttamente la corrispondenza tra le attività svolte e le spese sostenute. I costi ritenuti, in questa sede, non ammissibili saranno quindi recuperati o detratti dal pagamento successivo e si potrebbe anche arrivare alla sospensione o termine o riduzione del contratto di finanziamento.

Conoscere le regole che disciplinano gli aspetti economico-finanziari e quali spese di un progetto sono ammesse a contributo è dunque essenziale. L’eleggibilità delle spese dipende, infatti, da una serie di elementi, dalla natura dei costi ammissibili per ogni tipo di azione, alle modalità di calcolo.

Lo staff di FIRST ha intervistato la Dr.ssa Antonella Rotunno, Managing Consultant di Crowe Horwath AS, per approfondire il tema della rendicontazione dei costi nei progetti finanziati, in particolare, alcuni aspetti legati ai costi del personale impegnato su un progetto di ricerca, i costi legati all’acquisto delle attrezzature e gli audit.

Di seguito tutte le risposte alle nostre domande.

Rendicontazione dei costi nei progetti H2020 - domande generali

1. Quali sono i costi eleggibili?

La definizione dei costi eleggibili e di quelli non eleggibili in Horizon 2020 è contenuta all’interno del General Model Grant Agreement (G.A.), in particolare nell’articolo 6. In linea generale, secondo quanto contenuto nell’articolo 6.1 del G.A., i "costi ammissibili" sono i costi che soddisfano i seguenti criteri:
  • devono essere effettivamente sostenuti dal beneficiario;
  • devono essere sostenuti nel periodo di riferimento del progetto, ad eccezione dei costi relativi alla presentazione della relazione periodica per l'ultimo periodo di riferimento e la relazione finale;
  • devono essere indicati nel budget previsionale;
  • devono essere sostenuti in relazione all'azione descritta nel progetto e necessari per la sua attuazione;
  • devono essere identificabili e verificabili, in particolare registrati nel sistema di rendicontazione del beneficiario secondo i principi contabili applicabili nel paese di riferimento e seguendo le pratiche contabili abituali del beneficiario;
  • devono rispettare la legge nazionale applicabile in materia fiscale, del lavoro e della sicurezza sociale e
  • devono essere ragionevoli, giustificati e devono rispettare il principio della buona gestione finanziaria, in particolare per quanto riguarda l’economia e l’efficienza.

2.Quali costi non sono ammissibili?

Non sono ammissibili i costi che non rispettano le condizioni di cui all'art. 6.1. fino al 6.4 del G.A. In particolare, secondo quanto definito nell’art. 6.5 del G.A., non sono eleggibili:
  • costi generati dalla distribuzione dei dividendi
  • interessi passivi per prestiti accesi per l’acquisizione di strumentazione utilizzata nel progetto
  • stime di future perdite o debiti
  • interessi passivi per la presa in prestito di capitali
  • debiti incerti;
  • perdite generate da variazioni di tassi di cambio
  • oneri maturati su conto corrente bancario del beneficiario per trasferimenti dalla Commissione
  • spese eccessive o superflue
  • IVA deducibile
  • costi maturati durante il periodo di sospensione del contratto di finanziamento
  • costi finanziati da altri EU program o EURATOM Grant

3. L’IVA è eleggibile?

L’IVA è eleggibile quando rappresenta un costo per il beneficiario.

4. Cassa e competenze: le fatture devono essere pagate per essere rendicontate?

Il principio che si segue nella rendicontazione è quello di competenza economica.

5. Best value for money: quando si applica? Anche nei viaggi?

L’economicità e l'efficienza sono due principi cardini che governano tutto il processo di acquisto e di approvvigionamento quindi anche nei viaggi occorre dimostrare l’economicità tenendo presente che non sono mai ammesse spese eccessive o superflue.

6. Si rendicontano i costi indiretti?

No. I costi indiretti, non essendo direttamente connessi all’azione, vengono quantificati attraverso un flat rate fisso, come descritto nell’art. 5.2 del G.A.

7. Sono ammissibili spostamenti di budget? Quali sono le modalità per gestirli?

Il Grant Agreement (art. 4 G.A.) stabilisce che sono possibili i trasferimenti di budget sia fra categorie di costi del budget del beneficiario sia trasferimenti fra partners purché l'azione venga implementata come descritta nell’Annex 1. Tuttavia non è possibile aumentare i costi relativi ai subcontratti per i quali occorre un’“approvazione” da parte dell’UE (art. 13 G.A.).

8. I costi relativi all’IPR sono ammissibili?

In linea di massima sono eleggibili le royalties pagate per l’accesso ai diritti della proprietà intellettuale purché siano rispettate le condizioni fondamentali (necessarie per l'implementazione dell’azione, realizzate durante la durata dell'azione e ragionevoli). Esistono tuttavia dei casi non ammissibili quali per esempio royalties for an exclusive license. I costi sostenuti per le azioni dirette a proteggere i risultati della ricerca sono ammissibili. Rientrano tra le voci ammissibili consulenze e fee pagate per le registrazioni dei brevetti.

9. I costi di progettazione sono ammissibili?

No, se riferiti ai costi per sviluppare la proposta di progetto. I costi di progettazione sostenuti per rivedere la fase di implementazione nel corso dell’azione possono essere ammessi.

10. I subcontratti tra beneficiari sono ammissibili?

No.

Rendicontazione dei costi del personale nei progetti H2020

11. Timesheet: quali sono i dati che non devono mancare?

Il timesheet deve essere datato e firmato mensilmente dalla persona che ha lavorato per l’azione e dal suo supervisore. Deve contenere il titolo e il numero identificativo dell'azione, il nome per esteso del beneficiario, nome e cognome del lavoratore e la sua firma, il numero delle ore lavorate sull’azione nel periodo di riferimento del timesheet, il nome e cognome del supervisore e la relativa firma, il riferimento delle tasks svolte all’interno dei WP descritti nell’annex 1.

12. Come si quantifica il costo del personale distaccato?

Il costo del personale distaccato si identifica con le stesso procedimento previsto per il beneficiario ed è determinato dalle ore dichiarate sui timesheet per il costo orario.

13. E’ possibile rendicontare il premio aziendale?

Solo se il soggetto è no profit e se viene riconosciuto per il raggiungimento di performances connesse a un quantitativo di lavoro in più o per expertise differente rispetto ai normali compiti che il lavoratore di prassi è chiamato a svolgere.

14. Studenti, PHD e altri ricercatori impegnati nel progetto: come si rendicontano?

Sono rendicontabili nella categoria dei costi del personale. Le ore dei dottorandi e tirocinanti imputabili a percorsi training oriented non sono ammissibili.

15. Posso rendicontare i costi di un professionista con partita IVA?

Sì, in funzione delle specificità presenti nel contratto possono essere classificati nei costi del personale o nelle subcontraenze o in other goods and services.

Equipment

16. Si può rendicontare il costo di utilizzo di un’attrezzatura già in possesso del beneficiario?

Sì, è possibile ed è imputabile la quota di ammortamento pertinente in funzione dell’utilizzo.

17. Cosa devo fare a fine progetto con l’attrezzatura comprata e utilizzata nel progetto?

Se l’attrezzatura continua ad essere operativa deve essere mantenuta iscritta all’interno del libro cespiti e se il suo ammortamento non è stato completato occorre procedere con l’avanzamento dello stesso secondo il piano di ammortamento.

18. Per essere considerata eleggibile, quali caratteristiche deve avere la fattura dei beni acquistati da utilizzare nel progetto?

Tutti documenti devono essere verificabili, auditabili e disponibili per le verifiche. La fattura deve essere un documento contabilmente e fiscalmente valido. Per gli ammortamenti occorre essere in grado di ricostruire il processo di acquisto (ordinativo, contratto, fattura, bolla di consegna, movimento finanziario, libro cespiti e piano di ammortamento).

CFS/Audit

19. Cosa controllano in caso di audit?

In caso di audit vengono controllati i documenti originali (secondo la normativa nazionale) a supporto della spesa, tali da essere considerati sufficienti e appropriati ai fini del controllo eseguito secondo standard internazionali.

20. Che documenti devo avere a disposizione in caso di audit?

Prima della data di inizio dell’attività di controllo, l’auditor comunica una lista di documenti da predisporre. In particolare, l’auditor richiederà tutta la documentazione che provi il costo: dai contratti, alle fatture alle registrazioni contabili e per il personale anche le timesheets compilate.

21. Per quanto tempo devono essere conservati i documenti relativi al progetto? Basta una copia digitale o serve anche l’originale?

I documenti devono essere conservati per un periodo pari almeno a 5 anni dal pagamento del saldo (3 anni se il grant non supera 60.000 EUR). Il beneficiario deve conservare la documentazione originale considerata tale dalla normativa nazionale.

22. Quando è richiesto il CFS? Chi può svolgerlo?

È richiesto quando il contributo raggiunge o supera la soglia di 325.000 € come rimborso degli actual o unit cost presenti nel Financial statement. Questo implica che gli indirect cost non vanno conteggiati nel quantificare la soglia dei 325.000 €. Può essere svolto da: un auditor esterno qualificato ai sensi della normativa nazionale che implementa la Direttiva 2006/43/EC per i public bodies, anche un funzionario pubblico indipendente purché abbia le competenze richieste.