Lump Sum in Horizon Europe: analisi delle criticità

L'utilizzo delle Lump Sum nell'ambito dei finanziamenti europei è sempre più diffuso ma non tutta la comunità scientifica è convinta dell'efficacia di questo nuovo approccio di finanziamento.

Alcuni beneficiari sono riluttanti, ad esempio, ad abbandonare le timesheet per non incorrere in rischi legali fino a quando la valutazione dei risultati finali non sia stata completata.

Negli ultimi anni, si è molto discusso a proposito dell'introduzione delle lump sum in Horizon Europe. Se a parere della Commissione europea, la sperimentazione di questo approccio in Horizon 2020 è stata valutata positivamente, altri sostengono che non ci siano prove sufficienti per dimostrare che le lump sum funzionino meglio rispetto alla rendicontazione dei costi reali, in cui ogni euro viene rendicontato dai partecipanti al progetto. Ora la Commissione prevede di erogare fino alla metà delle sovvenzioni di Horizon Europe in lump sum entro la fine del programma.

L'idea è semplice: le sovvenzioni lump sum vengono erogate in un'unica soluzione senza che i beneficiari debbano presentare timesheet e rendicontare ogni voce di spesa. In questo modo si riducono le spese burocratiche e la Commissione sostiene che si possono ridurre gli elevati tassi di errore nella spesa dell'UE per la ricerca.

Nel 2023, la Commissione Europea si aspetta di erogare nell’ambito del programma Horizon Europe nella modalità lump sum tra il 10-15% delle sovvenzioni, con la previsione di superare il 30% nei prossimi anni.

Quest'anno le lump sum sono state introdotte nello European Innovation Council e per gli Advanced Grants dell'ERC.

La maggior parte degli stakeholder concorda sul fatto che si tratta di una semplificazione innanzitutto per la Commissione. Inoltre, semplifica la vita delle organizzazioni più piccole che hanno meno esperienza con i programmi quadro dell'UE.

Ma per le organizzazioni più grandi può non essere affatto una semplificazione e non ci sono ancora molti esempi concreti per dedurre che le lump siano effettivamente utili a tale scopo. 

Le principali criticità evidenziate da alcune organizzazioni di ricerca, Università e beneficiari sono:

• Più pesante pianificazione finanziaria in fase di candidatura: una proposta di progetto che utilizzi le lump sum deve descrivere nel dettaglio come verrà speso il denaro, il che sposta l'onere della pianificazione finanziaria alla fase di candidatura del progetto. Si tratta di una richiesta pesante quando le possibilità per i ricercatori di ottenere una sovvenzione possono essere anche solo del 5% in alcuni parti di Horizon Europe.
• Minore assunzione di rischi: i finanziamenti in forma lump sum richiedono maggiore fiducia da parte dei partner. La Commissione spera di democratizzare l'accesso al programma eliminando l'onere cartaceo della rendicontazione dei costi reali, ma le organizzazioni di ricerca affermano che alcuni potrebbero essere incerti nel partecipare a progetti da un milione di euro con partner sconosciuti quando non esiste un sistema di rendicontazione dei finanziamenti.
• Dimensione del progetto: la necessità di fidarsi dei partner si traduce anche in work packages più piccoli, con un numero inferiore di beneficiari in ciascuno di essi, per ridurre i rischi. Per le lump sum, le organizzazioni preferiscono in genere progetti più piccoli.
• Variazione dei costi: le organizzazioni non sono sicure di come l'evoluzione dei costi del personale, delle attrezzature e di altre risorse influirà sul processo di budgeting.
• Costi del personale: per le organizzazioni di ricerca e tecnologia, il problema più grande è stato il calcolo dei costi del personale.
• Audit finanziari: l'approccio lump sum promette di essere privo di burocrazia, ma un recente rapporto dei revisori dei conti dell'UE suggerisce che potrebbe non essere così. 

Per il futuro la domanda chiave è cosa succederà in seguito e quanto saranno utilizzate le lump sum nei programmi di lavoro di Horizon Europe per il 2025-2027 e nel 10° PQ, il prossimo programma quadro di ricerca dell'UE, che inizierà nel 2028.